Globální zásady ochrany osobních údajů

Tyto Globální zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Globální zásady“ nebo tyto „Zásady“) představují minimální standardy, které společnost Financière Amuse BidCo a její Spřízněné osoby, včetně KONCERNU ASMODEE (dále jen „koncern Asmodee“, „my“ a „náš“ ve všech tvarech) stanovily ohledně ochrany osobních údajů pro zajištění spravedlivého, transparentního a bezpečného shromažďování, používání, uchovávání a sdělování Osobních údajů.

Jsou v souladu s hlavními požadavky příslušných zákonů a nařízení (a v některých případech jsou přísnější). Tyto Zásady jsou rovněž v souladu s dalšími zvláštními zásadami koncernu Asmodee o shromažďování a používání Osobních údajů zavedených každým subjektem koncernu Asmodee za účelem pokrytí specifických účelů Zpracování Osobních údajů potřebných pro každodenní činnost (např. zásady používání souborů cookie, specifické místní zásady, jako jsou zásady ochrany osobních údajů zaměstnanců). Tyto Zásady berou v potaz, že některé Spřízněné osoby koncernu Asmodee se nacházejí v zemích s různými právními a kulturními přístupy k ochraně soukromí a osobních údajů. Tyto Globální zásady tak mohou být v některých zeměpisných oblastech podle potřeby doplněny o další zásady a postupy pro dodržení platných právních předpisů a zajištění souladu s místními kulturními normami.

V případě rozporu mezi těmito Globálními zásadami a příslušnými místními zásadami ochrany soukromí a/nebo případně příslušnými místními právními předpisy, nebo v případě nepoužitelnosti ustanovení těchto Globálních zásad mají přednost příslušné místní zásady a místní právní předpisy.

Pro snazší orientaci jsou některé užitečné definice uvedeny v článku 2 těchto Globálních zásad.

1.Jaký je rozsah působnosti těchto Globálních zásad?

Tyto Zásady se vztahují na veškeré Osobní údaje v jakékoli podobě, zejména elektronická data, dokumenty v tištěné podobě a disky a veškeré druhy Zpracování, ať už manuální nebo automatizované, které má koncern Asmodee v držení nebo pod kontrolou, a to ve všech zeměpisných oblastech, kde koncern Asmodee působí. Jedná se o informace o členech, partnerech, zaměstnancích, poradcích, klientech, spotřebitelích, dodavatelích a obchodních kontaktech skupiny Asmodee a jakýchkoli třetích stranách.
Záleží nám na ochraně nezletilých osob a zavedli jsme některá přiměřená opatření, abychom zabránili Zpracování Osobních údajů nezletilých osob. Proto nezpracováváme Osobní údaje dětí, aniž bychom zkontrolovali, že jejich věk odpovídá příslušné minimální věkové hranici k udělení souhlasu dle dané země, příp. aniž bychom získali souhlas jejich zákonného zástupce, pokud samy nedovršily minimální věk k tomu, aby nám své osobní údaje poskytly.
Tyto Zásady se rovněž vztahují na jakékoli třetí osoby, které poskytují služby pro koncern Asmodee nebo jeho jménem a u nichž se očekává dodržování pravidel chování, které jsou v souladu s principy těchto Globálních zásad.

2.Vymezení pojmů

Koncernem Asmodeese rozumí společnost Financière Amuse BidCo (OR Versailles 815 143 904) a různé spřízněné osoby společnosti Financière Amuse BidCo, které jsou součástí koncernu Asmodee.
Spřízněnou osobou se rozumí jakákoli společnost nebo jiný subjekt, který přímo či nepřímo ovládá nebo je ovládán společností Financière Amuse BidCo nebo je ovládán společně s ní. „Ovládáním“ subjektu se rozumí přímá či nepřímá pravomoc řídit nebo určovat směr řízení nebo strategií takového subjektu, a to na základě vlastnictví cenných papírů spojených s hlasovacím právem, na základě smlouvy nebo jinak.
Třetí osobouse rozumí třetí osoba nebo obchodní partner, který od koncernu Asmodee obdrží nebo mu jsou jménem koncernu Asmodee jinak svěřeny Osobní údaje, například dodavatelé, zhotovitelé, subdodavatelé a jiní poskytovatelé služeb.
Subjektem údajůse rozumí identifikovaná nebo identifikovatelná osoba, jejíž Osobní údaje koncern Asmodee zpracovává.
Informovaným souhlasem se rozumí jakékoli svobodné a informované vyjádření souhlasu Subjektu údajů se Zpracováním jeho Osobních údajů.
Osobními údajise rozumí jakékoli informace, pomocí nichž je možné přímo či nepřímo identifikovat fyzickou osobu, zejména s odkazem na identifikační číslo nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity. Údaje jsou považovány za osobní, pokud umožňují komukoli spojit dané informace s konkrétní osobou, a to i v případě, že si tyto informace nemůže spojit osoba nebo subjekt, který tyto údaje uchovává.
Citlivéúdaje (nebo Zvláštní kategorie údajů, které zahrnují údaje o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a Zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby, údajů o zdravotním stavu nebo o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby) a Osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů jsou podskupinou Osobních údajů, které byly vzhledem ke své povaze podle zákona nebo příslušných zásad klasifikovány jako údaje vyžadující zvýšenou ochranu soukromí a bezpečnosti.
Pojmy Zpracovávat a Zpracování se rozumí jakýkoli úkon nebo soubor úkonů s Osobními údaji, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, zejména shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, uchovávání, přístup, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, konzultace, použití, sdělení, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, srovnání či kombinování, jakož i blokování, odstranění, výmaz nebo likvidace.

3.Jak zajišťujeme zákonnost, korektnost a transparentnost našeho Zpracování Osobních údajů?

Osobní údaje jsou zpracovávány na základě právních důvodů s vědomím Subjektů údajů

Osobní údaje budeme používat pouze:

je-li to nezbytné pro plnění smlouvy se Subjekty údajů (např. našimi zaměstnanci, zhotoviteli, klienty, dodavateli apod.), nebo
je-li to nezbytné pro splnění právní povinnosti, nebo
máme-li oprávněný obchodní zájem nebo oprávněný obchodní důvod pro používání Osobních údajů v rámci naší obchodní činnosti (např. při Zpracování za účelem porozumění našim klientům), nebo
máme-li Informovaný souhlas Subjektu údajů, pokud je pro toto Zpracování výslovně vyžadován. Například v případech, kdy to vyžadují právní předpisy (např. pro zasílání marketingových informací prostřednictvím elektronických komunikačních prostředků) nebo platné zásady, je příslušná Spřízněná osoba koncernu Asmodee povinna získat souhlas Subjektů údajů za účelem shromažďování, používání, uchovávání a sdělování jejich Osobních údajů. To může nastat i v případě, kdy se na Zpracování nevztahuje žádný jiný výše popsaný platný základ a údaje jdou zpracovávány v rozsahu povoleném platnými právními předpisy.

Domníváme se, že je důležité zvážit rizika ve vztahu k ochraně osobních údajů předtím, než je začneme v rámci nového systému nebo projektu shromažďovat, používat, uchovávat nebo sdělovat.
Koncern Asmodee bude Osobní údaje Zpracovávat pouze způsobem popsaným v konkrétních oznámeních o ochraně osobních údajů nebo zásadách ochrany soukromí a v souladu s jakýmkoli případným Informovaným souhlasem, který jsme od Subjektu údajů získali.
Koncern Asmodee nebude provádět profilování založené na automatizovaném rozhodování, aniž by bylo právně založeno na požadavku platných právních předpisů, plnění smlouvy nebo souhlasu Subjektu údajů, a pouze za předpokladu, že budou zavedeny vhodné záruky na ochranu práv Subjektů údajů.
Na našich internetových stránkách používáme soubory cookie, abychom mohli vyhodnocovat a zlepšovat jejich funkčnost. S vaším souhlasem a v závislosti na vašem výběru pomocí nástrojů pro správu souborů cookie můžeme soubory cookie používat také pro reklamní nebo analytické účely. Další informace o tom, jak KONCERN ASMODEE používá soubory cookie, naleznete v online Zásadách používání souborů cookie na každé z jeho internetových stránek.
Vyžaduje-li to zákon, zajistíme, aby byly Subjektům údajů poskytnuty relevantní informace týkající se Zpracování jejich Osobních údajů, ledaže by nebylo možné tyto informace poskytnout nebo by jejich poskytnutí vyžadovalo neúměrné úsilí. Tyto informace zahrnují zejména účely Zpracování údajů, druhy shromažďovaných údajů (pokud údaje nebyly získány přímo od subjektu údajů), kategorie příjemců, seznam práv, která mohou Subjekty údajů uplatnit, důsledky neposkytnutí odpovědi, podmínky případného předávání Osobních údajů mimo EU a způsob ochrany údajů v případě předání apod. Tento požadavek může být splněn vydáním oznámení o ochraně osobních údajů Subjektům údajů v okamžiku, kdy jsou od nich Osobní údaje shromážděny. Oznámení o ochraně osobních údajů budou formulovaná srozumitelným jazykem, který Subjekty údajů obeznámí s tím, jak budou jejich Osobní údaje používány.

4.Jak zpracováváme Osobní údaje pro konkrétní a oprávněný účel a jak ověřujeme, zda jsou Osobní údaje minimalizované a přesné?

Osobní údaje budou shromažďovány a zpracovávány pouze pro oprávněné účely v souladu se zásadou minimalizace zpracování osobních údajů, přičemž bude zajištěna přesnost zpracovávaných Osobních údajů.

Osobní údaje budou shromažďovány ke stanoveným, výslovně vyjádřeným a oprávněným účelům a nesmějí být dále zpracovávány způsobem neslučitelným s těmito účely.
Před zahájením projektu pečlivě vyhodnocujeme a definujeme účely Zpracování Osobních údajů (např. správa údajů o lidských zdrojích, správa údajů o náboru, mzdové účely, účetnictví a finanční řízení, řízení rizik, řízení bezpečnosti zaměstnanců, přidělování IT nástrojů a jakýchkoli jiných digitálních řešení nebo platforem pro spolupráci, řízení IT podpory, řízení bezpečnosti a ochrany zdraví, řízení bezpečnosti informací, řízení vztahů se zákazníky, nabídky, řízení prodeje a marketingu, řízení dodávek, interní a externí řízení komunikace a událostí, dodržování povinností v oblasti boje proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a protikorupčních povinností nebo jakékoli jiné právní požadavky, analýza dat, zavedení postupů v oblasti dodržování předpisů (compliance), řízení fúzí a akvizic apod.).
Zajistíme, aby osobní údaje, které shromažďujeme, byly relevantní, přiměřené a svým rozsahem odpovídající účelu Zpracování údajů a jejich případnému použití (informovanost, marketing, propagace apod.). To znamená, že mohou být shromažďovány a zpracovávány pouze informace nezbytné a relevantní pro požadovaný účel.
Shromažďování Citlivých údajů nebo Osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů musí být přiměřené účelu. Neshromažďujeme Citlivé údaje ani Osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů, nevyžadují-li to platné právní předpisy nebo není-li takové zpracování umožněno platnými právní předpisy s předchozím výslovným souhlasem Subjektu údajů.
V každém kroku Zpracování Osobních údajů (tj. shromažďování, předávání, uchovávání a vyhledávání) budou přijata veškerá přiměřená opatření, aby bylo zajištěno, že Osobní údaje budou uchovávány v odpovídající přesné a aktuální podobě.
Vyzýváme Subjekty údajů, aby nám pomohly udržovat své osobní údaje aktuální, a to zejména uplatněním svých práv na přístup a

5.Jaká opatření týkající se bezpečnosti a důvěrnosti jsou zavedena?

Vzhledem k tomu, že zaměstnanci, zákazníci, dodavatelé, spotřebitelé a obchodní partneři vkládají v koncern Asmodee svou důvěru, když nám poskytují své Osobní údaje, zajišťuje koncern Asmodee bezpečnost a důvěrnost Osobních údajů, které zpracovává.

Chráníme veškeré osobní údaje, které shromažďujeme, používáme, uchováváme a sdělujeme, abychom podpořili svou obchodní činnost; tato ochrana probíhá skrze dodržování příslušných technických a organizačních zásad, standardů a postupů používání.
V daném odvětví jsou zavedena běžná technická a organizační opatření za účelem předcházení náhodnému nebo protiprávnímu zničení nebo ztrátě, pozměnění, neoprávněnému sdělování nebo přístupu nebo jiným nezákonným či neoprávněným formám Zpracování.
V případě, že Zpracování má být provedeno jménem koncernu Asmodee, využije koncern Asmodee pouze ty poskytovatele služeb, kteří poskytují dostatečné záruky, že zavedou přiměřená technická a organizační opatření tak, aby dané Zpracování splňovalo požadavky platných právních předpisů o ochraně osobních údajů a aby byla zajištěna ochrana práv Subjektu údajů.
Koncern Asmodee se snaží podle potřeby přijmout přiměřená opatření založená na zásadách záměrné a standardní ochrany osobních údajů (jak jsou tyto pojmy vymezeny níže) za účelem zavedení nezbytných ochranných opatření při Zpracování Osobních údajů. Koncern Asmodee proto již v počátečních fázích návrhu operací zpracování zavede technická a organizační opatření tak, aby byla již od počátku zajištěna ochrana soukromí a osobních údajů („záměrná ochrana osobních údajů“). Koncern Asmodee by měl standardně zajistit, aby Osobní údaje byly zpracovávány s ohledem na ochranu soukromí (například zpracování pouze nezbytných údajů, krátká doba uchovávání, omezená dostupnost), aby Osobní údaje nebyly standardně zpřístupněny neomezenému počtu osob („standardní ochrana osobních údajů“).
Pokud je pravděpodobné, že Zpracování Osobních údajů bude představovat velké riziko pro práva a svobody Subjektů údajů, zajistíme před jeho provedením posouzení dopadů na soukromí.
Žádný přestupek není tak nevýznamný, aby se proti němu nezasáhlo. Veškeré nároky související s jakýmkoli potenciálním nebo skutečným porušením těchto Globálních zásad nebo platných právních předpisů o ochraně osobních údajů, na něž budeme upozorněni nebo o nichž se dozvíme, prošetříme a přijmeme veškerá přiměřená opatření, abychom omezili jejich dopad.

6.Jak dlouho uchováváme vaše Osobní údaje?

Jakákoli osoba, která s Osobními údaji nakládá jménem koncernu Asmodee, je bude uchovávat pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly shromážděny a zpracovány (a jiné kompatibilní účely), což může zahrnovat:

plnění nebo podporu obchodní činnosti, nebo
splnění právních nebo správních požadavků a dodržení příslušných ustanovení o požadavcích na promlčení,
obranu proti soudním řízením nebo smluvním opatřením (v takovém případě mohou být Osobní údaje uchovávány do konce příslušné promlčecí lhůty nebo v souladu s platnými zásadami upravujícími soudní řízení).

Osobní údaje jsou uchovávány a zničeny způsobem, který je v souladu s platnými právními předpisy a v souladu s platnými zásadami koncernu Asmodee pro uchovávání údajů.

7.Jaká máte jako Subjekt údajů práva?

Jsme vnímaví vůči požadavkům a dotazům Subjektů údajů ohledně jejich osobních údajů a v případech, kde to požaduje zákon, jim poskytujeme možnost přístupu, opravy, omezení zpracování či smazání jejich osobních údajů v souladu s platnými právními předpisy. Umožňujeme jim také vznést námitku proti Zpracování jejich Osobních údajů a uplatnit právo na přenositelnost.

Právo na přístup:V souladu s právními předpisy poskytneme Subjektu údajů přístup ke všem jeho Osobním údajům, k účelům zpracování, kategoriím zpracovávaných údajů, kategoriím příjemců, době uchovávání údajů, a případné právo na opravu, výmaz nebo omezení zpřístupňovaných údajů apod.
Právo na přenositelnost:Subjektu údajů můžeme také poskytnout kopii jakýchkoli Osobních údajů, které uchováváme, v kompatibilním a strukturovaném formátu tak, aby bylo možné uplatnit právo na přenositelnost údajů v rozsahu podle platných právních předpisů.
Právo na opravu: Subjekty údajů mohou požádat o opravu, doplnění nebo výmaz jakýchkoli údajů, které jsou neúplné, zastaralé nebo nepřesné.
Právo na výmaz: Subjekty údajů mohou požádat o výmaz svých Osobních údajů, pokud i) již nejsou pro daný účel Zpracování údajů potřeba, ii) Subjekt údajů odvolal svůj souhlas se Zpracováním údajů, které je založeno výhradně na tomto souhlasu, iii) Subjekt údajů vznesl proti Zpracování údajů námitku, iv) je Zpracování Osobních údajů nezákonné, v) je výmaz Osobních údajů nutný pro splnění právní povinnosti koncernu Asmodee. Koncern Asmodee učiní přiměřené kroky, aby o takovém výmazu Osobních údajů informoval ostatní subjekty koncernu Asmodee.
Právo na omezení zpracování: je možné uplatnit v případě, že i) dojde ke zpochybnění přesnosti Osobních údajů, aby koncern Asmodee mohl jejich přesnost prověřit, ii) Subjekt údajů si přeje omezit Zpracování svých Údajů, nikoli je vymazat, i přesto, že jde o nezákonné zpracování, iii) Subjekt údajů si přeje, aby koncern Asmodee uchovával jeho Osobní údaje, neboť je Subjekt údajů potřebuje pro svou obranu v souvislosti s právními nároky, iv) Subjekt údajů vznesl námitku proti Zpracování, avšak koncern Asmodee provádí ověření, zda má pro takové Zpracování oprávněný důvod, který by mohl převážit nad právy Subjektu údajů.
Právo na odvolání souhlasu:Pokud je Zpracování Osobních údajů založené na souhlasu, Subjekt údajů má právo tento souhlas kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost Zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
Právo vznést námitku: Subjekt údajů může také kdykoli vznést námitku:

proti Zpracování svých Osobních údajů, jsou-li používány pro marketingové účely nebo pro účely profilování s cílem zasílání cílené reklamy, nebo
proti sdílení svých Osobních údajů se třetími osobami nebo v rámci koncernu Asmodee, nebo
pokud je Zpracování založeno na oprávněném zájmu koncernu Asmodee, neprokáže-li koncern Asmodee závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami Subjektu údajů, nebo kdy je zpracování nutné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Chcete-li uplatnit tato práva, vyplňte prosím formulář a zašlete jej na adresu v něm uvedenou.

Subjekt údajů má také právo podat stížnost k příslušnému dozorovému úřadu pro ochranu osobních údajů.

8.Kdy a jak vaše osobní údaje sdělujeme třetím osobám?

Osobní údaje jsou sdělovány mimo koncern Asmodee pouze v případě, že k tomu existuje obecný právní důvod.

Údaje sdělujeme pouze v nezbytně nutné míře, kdy existuje jasné odůvodnění pro předání Osobních údajů – buď proto, že Subjekt údajů s předáním souhlasil, nebo proto, že je sdělení nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je Subjekt údajů, nebo k oprávněnému účelu, který neporušuje základní práva Subjektu údajů, včetně práva na soukromí (např. sdílení v souvislosti s fúzí a akvizicí apod.). V každém případě bude Subjekt údajů informován o tom, že k takovému sdělení pravděpodobně dojde. Od příjemce bude vyžadováno ujištění, že bude osobní údaje používat pouze pro legitimní/oprávněné účely a zajistí jejich zabezpečené uchovávání.
Pokud je konkrétní zpřístupnění údajů nezbytné ke splnění právní povinnosti (například vůči státnímu nebo policejnímu orgánu nebo bezpečnostní službě) nebo v souvislosti se soudním řízením, mohou být Osobní údaje obecně poskytnuty pouze v rozsahu, v jakém je jejich sdělení vyžadováno zákonem, a za předpokladu, že je-li to dovoleno zákonem, byl Subjekt údajů o této situaci informován (tj. Subjekt údajů byl o možnosti takové události informován v Informovaném souhlasu nebo bude informován v okamžiku podání žádosti o sdělení).

9.Jak je chráněno předávání Osobních údajů z EU do zahraničí?

Osobní údaje pocházející od subjektů koncernu Asmodee působících v EU nebudou předávány mimo EU do třetí země, která nezajišťuje odpovídající úroveň ochrany, pokud nejsou v souladu s platnými právními předpisy zavedeny vhodné záruky.

Předávání Osobních údajů do zahraničí je velmi citlivé téma, které je třeba brát vážně, než dojde k předání jakýchkoli Osobních údajů ze země původu uvnitř EHP (Evropský hospodářský prostor nebo „EHP“) do jiného státu mimo EHP, bez ohledu na to, zda se jedná o předávání pro technické účely (uchovávání, hosting, technickou podporu, údržbu apod.) nebo hlavní účely (správa lidských zdrojů, správa klientských databází apod.).
Nikdy nepředáváme Osobní údaje ze státu v EHP do jiného státu mimo EHP, aniž bychom se ujistili, že jsou zavedeny vhodné mechanismy pro předávání údajů vyžadované platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů, abychom zajistili odpovídající ochranu údajů při předávání (např. rozhodnutí o odpovídající ochraně, případně podpis vzorových doložek Evropské komise apod.). V některých případech můžeme být také povinni před předáním údajů informovat příslušný regulační orgán v oblasti ochrany osobních údajů nebo od něj předem získat souhlas.

10.Jak řešíme stížnosti?

Koncern Asmodee usiluje o řešení oprávněných problémů týkajících se ochrany soukromí jeho zaměstnanců, klientů a dalších kontaktů. Pokud se zaměstnanec domnívá, že porušil tyto Globální zásady, je povinen o věci informovat právní oddělení společnosti Asmodee Holding, Spřízněné osoby společnosti Financière Amuse BidCo na adrese privacy-holding@asmodee.com.
Subjekty údajů jsou informovány, že mohou podat stížnost týkající se ochrany osobních údajů zasláním e-mailu právnímu oddělení společnosti Asmodee Holding na následující adresu privacy-holding@asmodee.com, a že mohou podat stížnost u dozorového úřadu. Zejména je to výslovně uvedeno v oznámeních o ochraně osobních údajů, která jsou Subjektům údajů sdělována a/nebo k nimž mají přístup.
Pokud fyzická osoba, na kterou se vztahují tyto Globální zásady, podá stížnost týkající se Zpracování jejích Osobních údajů nebo Osobních údajů jiné osoby a stížnost nebude tímto interním postupem uspokojivě vyřízena, bude koncern Asmodee spolupracovat s příslušnými úřady pro ochranu osobních údajů a bude se řídit doporučeními těchto úřadů, aby vyřešil jakékoli nevyřízené stížnosti. V případě, že pověřenec pro ochranu osobních údajů nebo úřady pro ochranu osobních údajů zjistí, že koncern Asmodee nebo jeden či více jejích zaměstnanců nedodrželi tyto Globální zásady nebo právní předpisy o ochraně osobních údajů, koncern Asmodee na doporučení příslušných úřadů nebo pověřence pro ochranu osobních údajů přijme příslušné kroky k řešení jakýchkoli nežádoucích následků a k podpoře budoucího dodržování předpisů.

11.Aktualizace těchto Globálních zásad

Vzhledem k tomu, že se naše podnikání a regulační prostředí pravidelně mění, mohou se měnit i tyto Globální zásady. Vyzýváme vás proto, abyste do nich pravidelně nahlíželi.

Tyto Globální zásady byly zavedeny a jsou účinné ode dne 21. února 2022.